وی افزود: هر اتفاق کوچک و بزرگی که در کشور می افتد دارای ارزش های فرهنگی است، اما ایجاد فضاهای فرهنگی چون شاخص مهمی برای کیفیت تنفس فرهنگی است بنابراین از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود؛ در کدام استان چه نوع فضای فرهنگی ایجاد شده؟ کیفیت آن از نظر کمی و کیفی چه میزان بوده؟ اینها شاخصی است که نشان دهد در آن مقطع زمانی توجه به فرهنگ چگونه بوده است که اگر اینها مستند نشود ما در حقیقت همه اتفاق های گذشته فرهنگی را از دست می دهیم.
رئیس شورای اسناد ملی افزود: اسناد احداث فضاهای فرهنگی اعم از نیت و افرادی که پشت قضیه بوده و چگونه اقدام کرده اند تا اسناد و مدارک فیزیکی یعنی نقشه ی بنا، خصوصیات و دلایلی که فضاهای مختلف ایجاد شده را باید برای حفاظت آنها مد نظر قرار داد.
وی ادامه داد: هر سندی که در اختیارمان قرار می گیرد اعم از مکاتبه ای، آیین نامه و یا تصویر از جهات مختلف دارای اهمیت است، حتی جنس کاغذی که یک سند دارد، اندازه های آن، خطی که نوشته شده، ماشینی که برای تایپ از آن استفاده شده، موضوعی که در سند وجود دارد، کیفیت تاریخ گذاری و ارجاعی که داده، امضا کننده و سمتی که برای خود گذاشته، کیفیت انشاء و همه دلالت بر یک محدوده تاریخی و یک اتفاق فرهنگی می کنند، بنابراین یک سند و نامه معمولی که نوشته می شود از جهت هایی دارای ارزش است و براساس اهمیت باید از آنها مراقبت شود.
وی افزود: گذشته چراغ راه آینده است، اگر ما با اسناد اطلاع از گذشته پیدا کنیم می توانیم از آنها برای امور مهم در آینده بهره برداری کنیم.
حجت گفت: در سال های گذشته مجموعه اسنادی که به نحوی لازم بوده حتی المقدور و به اندازه امکانات موجود در کشور مانند فضا و نیروی لازم نگهداری شده و روز به روز هم این امکانات برای حفاظت بهتر از اسناد و مدارک فراهم تر می شود، بنابراین توسعه این امکانات و حساسیت لازم در این خصوص ضروری است.
رئیس شورای اسناد ملی درخصوص دسترسی به اسناد نیز گفت: در همه دنیا مرسوم است که به آرشیو مراجعه شود، اما اینجا تعریف آرشیو، یک آرشیو مرکزی است که شاید برای برخی دسترسی مشکل باشد، ولی به طور معمول در هر استان یا کتابخانه ای، مجموعه ای از اسناد فراهم می شود، حتی خود مراکز فرهنگی اتاقی به اسناد اختصاص می دهند اما راه بهتر این است که مراکز آرشیوها و نگهداری، دسترسی به اسناد را به صورت فضای مجازی هرچه بیشتر انجام دهند.
حجت درمورد کاربرد آرشیو اسناد فرهنگی، شناسایی وضع فرهنگی کشور را مهم دانست و اظهار داشت: اگر ما آرشیوی از اسناد فضاهای فرهنگی داشته باشیم می دانیم که در کجا چه امکاناتی وجود دارد و براساس نیازها تصمیم گیری خواهد شد.
وی تصریح کرد: ایجاد آرشیو اسناد باید از طریق دستگاه های مسئول اتفاق بیفتد ، خیلی بعید است که یک مرکز فرهنگی نسبتا بزرگی ایجاد شود و در درون خود سوابقی از تصمیم گیران، چگونگی ایجاد، بودجه و نحوه ساخت و نقشه و همه این موارد را نداشته باشد.
حجت افزود: از ایجاد یک آرشیو محلی در داخل هر فضای فرهنگی می توان آغاز کرد و در ادامه آرشیوهای بزرگتر ، به ویژه که امروز امکان استفاده از فضای مجازی وجود دارد، این سیستم ها می توانند بهم متصل شده و یک آرشیو بزرگ و ملی به وجود آورند که در نهایت به آرشیو سازمان اسناد ختم شود.
وی همچنین گفت: برای آغاز به کار این آرشیو ابتدا باید هر سازمان فرهنگی که ایجاد می شود در درون خود یک قسمت کوچکی برای ثبت اسناد مربوط به ایجاد آن فضا را داشته باشد. اتصال اینها راه را برای آینده باز خواهد کرد.
حجت با اشاره به موانع راه اندازی سامانه آرشیو اسناد اظهار کرد: توجه نداشتن به حفظ گذشته و عدم توجه به نقش اسناد از موانع اصلی ایجاد یک آرشیو جامع به شمار می روند.
وی افزود: یکی از کارهای بزرگی که باید اتفاق بیفتد این است که دائم همه دستگاه های فرهنگی به مردم و دیگر مسئولان آگاهی دهند که نگهداری از اسناد برای طی کردن راه امروز و فردا ضروری است؛ ما نیازمند این هستیم که مجموعه اسناد گذشته خود را نگه داریم و با مراجعه به آنها عبرت بگیریم که عملکردمان در کجا مناسب و یا نامناسب بوده است، نگاه به گذشته راه آینده را هموار می کند .
حجت تاکید کرد: آگاهی نداشتن از ضرورت وجود آرشیو اسناد از مهمترین وظایف است، هرچقدر مردم مطلع شوند که از این اسناد بهره برداری خواهند کرد به حفظ اسناد و مدارک نیز کمک بیشتری خواهند کرد.